Al habilitar su equipo para la búsqueda, el programa le permite acceder fácilmente a su información y le evita tener que organizar manualmente sus archivos, mensajes y marcadores.
Tras descargar Google Desktop, la aplicación crea un índice de todo el contenido que puede buscarse y lo almacena en su ordenador para que encuentre su información con la misma facilidad con que realizaría una búsqueda por Internet mediante Google. A diferencia del software de búsqueda tradicional que se actualiza una vez al día, esta aplicación actualiza continuamente la mayor parte de archivos. De este modo, por ejemplo, puede buscar un nuevo mensaje en Outlook a los pocos segundos de haberlo recibido.
Google Desktop también presenta nuevas formas de acceder a la información: organiza los resultados de las búsquedas de mensajes en conversaciones de modo que todos los mensajes del mismo subproceso se agrupen en un solo resultado, y guarda copias "en caché" de toda la información para que pueda visualizar antiguas versiones de documentos y pagina web aunque no este conectado a Internet.
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